Инструкция по переходу на кадровый электронный документооборот

Ко многим элементам электронного документооборота (ЭДО) мы привыкли настолько, что воспринимаем их как должное. Тем не менее мы находимся только в начале пути. По данным Федеральной налоговой службы (ФНС) РФ, на конец 2020 года доля от общего оборота документов, переведенных в электронную форму, не достигает и 5%. При этом в соответствии с положениями национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» к 2024 году в электронный вид должен быть переведен весь документооборот бизнеса, государства и граждан.

Наибольшую сложность при переходе на КЭДО вызывает планирование и организация первых шагов. Это связано с активно изменяющимся законодательством, небольшим количеством решений на рынке, малым опытом их внедрения и недостаточной зрелостью предложенного государством сервиса на базе портала «Работа в России». В качестве подспорья по организации перевода КЭДО в электронный вид мы рекомендуем следующие шаги.

Составьте полный список документов, создаваемых вашей организацией. Опишите их жизненный цикл и бизнес-процессы, в которых они участвуют. Оцените их объемы. Обратите внимание на объем документов, хранящихся в архиве, а также их регулярный прирост в соответствии с существующими практиками и планами по развитию организации.

Несмотря на то что не так много компаний уже перешли на «электронную» форму кадрового делопроизводства, законодательство России позволяет это сделать. В том числе благодаря легализации электронной подписи и установлению правил ее обращения.

Федеральным законом № 63 предусмотрено три вида электронной подписи:

• простая,
• неквалифицированная,
• квалифицированная.

Для наиболее широкого списка документов может применяться квалифицированная электронная подпись. Это самый дорогостоящий вид электронной подписи — ее надо получать в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Применение неквалифицированной электронной подписи и простой электронной подписи в КЭДО возможно для подписания значительной части документов. Однако применение таких подписей требует внимательного планирования и создания локальных нормативных актов внутри организации. К примеру, простая электронная подпись вполне подойдет для составления графиков отпусков и учета рабочего времени, а для ознакомления с локальными нормативными актами требуется как минимум неквалифицированная электронная подпись. В то же время некоторые документы (трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор) в электронном виде могут быть подписаны исключительно квалифицированной подписью. При этом трудовой кодекс не содержит явного указания ни на возможность, ни на запрет подписания трудовых договоров в электронном виде. В отсутствии значительной судебной практики в этой части каждый работодатель самостоятельно принимает решение о ведении трудовых договоров в электронном виде. Исключение составляют удаленные сотрудники и организации – участники эксперимента Министерства Труда. Для них все документы, составляющие кадровое делопроизводство, могут быть оформлены в электронном виде и подписаны как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и неквалифицированной.

Для оптимизации затрат и повышения доступности КЭДО:

• составьте список текущих локальных нормативных актов в части кадрового делопроизводства;
• проанализируйте их на применимость для КЭДО;
• выявите пробелы в регулировании;
• разработайте пакет приказов, соглашений, дополнений к трудовым договорам с сотрудниками и других документов о правилах выдачи и применения электронной подписи, использования электронных форм документов и изменения соответствующих бизнес-процессов.

При разработке архитектуры КЭДО необходимо определиться с организацией доступа к ней для текущих и будущих сотрудников, а также специалистов кадровой службы.

Подходы могут варьироваться от ограниченного доступа к системе КЭДО только с территории предприятия до организации полностью удаленного взаимодействия из любой точки мира.

Выбор оптимального подхода зависит от числа сотрудников и внутренней политики компании, географической распределенности подразделений, необходимости удаленного трудоустройства и т.п.

В зависимости от ситуации компании могут создать собственную систему, купить одно из существующих на рынке SaaS-решений или внедрить комбинацию подходов, наиболее соответствующую выбранной целевой модели.

С большой вероятностью единой государственной площадкой для обмена электронными документами между работодателем и работником станет портал «Работа в России» и интеграция с ним станет обязательной при любом из выбранных сценариев.

Существует два полярных подхода к организации хранилища кадровых документов:

• вне организации;
• внутри организации на собственных серверах.

Первый подход позволяет сэкономить время и избежать капитальных вложений. Он несет в себе риски, связанные с обеспечением непрерывного доступа к документам. Закон требует хранить некоторые документы до 75 лет. За такой длительный срок велика вероятность смены поставщика соответствующих услуг.

Существующую ИТ-инфраструктуру компании необходимо изучить на предмет «бутылочных горлышек» и несоответствия требованиям выбранной целевой модели КЭДО.

• Способна ли инфраструктура хранить необходимые объемы данных с учетом требований законодательства?
• Достаточны ли текущие каналы связи для организации доступа к КЭДО?
• Какие доработки на стороне учетных систем и систем электронного документооборота потребуются для внедрения КЭДО?
• Какие дополнительные затраты потребуются для масштабирования лицензируемых компонентов ИТ-инфраструктуры?

Ответы на эти вопросы позволят оценить стоимость и сроки доработок существующей инфраструктуры, а также сформировать требования к решению таким образом, чтобы затраты по модернизации ИТ-систем были допустимыми, а сроки реализации КЭДО — приемлемыми.

Процесс выбора поставщика в каждой компании организован по-своему. Отдельно хотим обратить внимание на то, что КЭДО вполне допускает поэтапное внедрение и поочередный перевод в электронный вид отдельных типов документов и бизнес-процессов.

Государственное регулирование в области кадрового электронного документооборота создает дополнительную нагрузку на участников рынка. Однако не стоит рассматривать КЭДО только с этой стороны.

Внедрение КЭДО позволит:

• снизить стоимость бумажного кадрового делопроизводства на 40%
• полностью перейти на удаленную работу, в том числе удаленно трудоустраивать сотрудников;
• экономить время сотрудников при взаимодействии с кадровой службой и снизить нагрузку на нее;
• устранить непроизводительные затраты времени руководителей на подписание бумажных документов;
• повысить качество ведения кадрового документооборота и доступность документов.
• сделать HR-бренд компании более привлекательным, особенно в глазах молодого поколения.

Барьером при внедрении КЭДО может стать низкий уровень зрелости ИТ в организации — неготовность пользователей и ИТ-инфраструктуры к переходу на «цифру». Кроме того, сомнения в возможности полностью отказаться от «бумаги» в кадровом делопроизводстве вызывает скудная практика по работе с электронными кадровыми документами в судебных и надзорных органах.
Далеко не во всех организациях процессы работы с кадрами описаны настолько детально, что это позволяет перейти на КЭДО без дополнительных затрат на систематизацию и доработку устоявшихся подходов. Наконец, несмотря на активную пропаганду и продвижение необходимости перехода на КЭДО на государственном уровне, первопроходцами готовы быть далеко не все.