Что можно ожидать от нового закона об электронных документах?
02 июля / 2021
То, что российская нормативно-правовая база в области электронного документооборота отстает от требований и возможностей реальной жизни и в довольно существенной мере выступает тормозом на пути более широкого использования современных ИТ в сфере СЭД/ECM, уже давно является общепризнанным фактом в среде экспертов — как документоведов, так и ИТ-автоматизаторов. Разговоры о необходимости соответствующей коррекции законодательства и сопутствующих подзаконных актов начались еще более десяти лет назад, представители регулятора (Росархив, Минкомсвязи) периодически выступали с заявлениями о работе в этом направлении, федеральное правительство выпускало распоряжения по подготовке законопроектов с указанием сроков, но сроки эти со ссылками на разные причины столь же регулярно переносились в будущее.
И вот, в мае этого года на официальном сайте Системы обеспечения законодательной деятельности был опубликован давно ожидаемый законопроект 1173189-7, внесенный правительством в Госдуму. Согласно регламенту прохождения таких законодательных инициатив, до 30 июня собираются отзывы, предложения и замечания, который потом передадут в профильный комитет Госдумы (Комитет по информационной политике, информационным технологиям и связи) для дальнейшей работы с законопроектом.
Анна Поплавская, старший аналитик Департамента систем управления документами ЛАНИТ рассказывает о плюсах и минусах законопроекта.
И вот, в мае этого года на официальном сайте Системы обеспечения законодательной деятельности был опубликован давно ожидаемый законопроект 1173189-7, внесенный правительством в Госдуму. Согласно регламенту прохождения таких законодательных инициатив, до 30 июня собираются отзывы, предложения и замечания, который потом передадут в профильный комитет Госдумы (Комитет по информационной политике, информационным технологиям и связи) для дальнейшей работы с законопроектом.
Анна Поплавская, старший аналитик Департамента систем управления документами ЛАНИТ рассказывает о плюсах и минусах законопроекта.
Ко многим элементам электронного документооборота (ЭДО) мы привыкли настолько, что воспринимаем их как должное. Тем не менее мы находимся только в начале пути. По данным Федеральной налоговой службы (ФНС) РФ, на конец 2020 года доля от общего оборота документов, переведенных в электронную форму, не достигает и 5%. При этом в соответствии с положениями национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» к 2024 году в электронный вид должен быть переведен весь документооборот бизнеса, государства и граждан.
Наибольшую сложность при переходе на КЭДО вызывает планирование и организация первых шагов. Это связано с активно изменяющимся законодательством, небольшим количеством решений на рынке, малым опытом их внедрения и недостаточной зрелостью предложенного государством сервиса на базе портала «Работа в России». В качестве подспорья по организации перевода КЭДО в электронный вид мы рекомендуем следующие шаги.
Наибольшую сложность при переходе на КЭДО вызывает планирование и организация первых шагов. Это связано с активно изменяющимся законодательством, небольшим количеством решений на рынке, малым опытом их внедрения и недостаточной зрелостью предложенного государством сервиса на базе портала «Работа в России». В качестве подспорья по организации перевода КЭДО в электронный вид мы рекомендуем следующие шаги.
Конвертация
Плюсы
Со временем форматы хранения документов устаревают, а некоторые документы требуют длительного хранения. Поэтому при воспроизведении документов, которые хранятся длительное время, возникают проблемы с их просмотром для пользователя. Возможность конвертации электронных документов позволит решить эту проблему, так как при размещении документов на хранение у обладателя документа будет возможность конвертировать документ в формат для долгосрочного архивного хранения.
Конвертация электронного документа (ЭД) позволит решить вопрос не только устаревших форматов, но и позволит конвертировать ЭД, для воспроизведения которых требуются специальные технические средства, в формат, который не потребует специального ПО и будет доступен для просмотра на любом ПК или мобильном устройстве.
А так как конвертированный электронный документ, согласно законопроекту, должен быть подписан усиленной электронной подписью, это гарантирует защиту документа от несанкционированного изменения его содержания.
Конвертация электронного документа (ЭД) позволит решить вопрос не только устаревших форматов, но и позволит конвертировать ЭД, для воспроизведения которых требуются специальные технические средства, в формат, который не потребует специального ПО и будет доступен для просмотра на любом ПК или мобильном устройстве.
А так как конвертированный электронный документ, согласно законопроекту, должен быть подписан усиленной электронной подписью, это гарантирует защиту документа от несанкционированного изменения его содержания.
Минусы
Пока еще не установлены требования к процедуре конвертации, не ясно, как в дальнейшем определить, какой из документов является исходным, а какой - конвертированным.
Если конвертацию осуществляет лицо, которое не является обладателем документа, то нет разъяснений о том, как хранить информацию о лице, подписавшим исходный документ и о проверке подписи исходного документа.
В случае конвертации проблема сохранится только для документов, чей исходный формат представлен в виде XML, так как в законопроекте указано, что конвертируемый документ или дубликат должны повторять структуру исходного документа, не будет возможности конвертировать документ в удобный для визуализации формат.
Если конвертацию осуществляет лицо, которое не является обладателем документа, то нет разъяснений о том, как хранить информацию о лице, подписавшим исходный документ и о проверке подписи исходного документа.
В случае конвертации проблема сохранится только для документов, чей исходный формат представлен в виде XML, так как в законопроекте указано, что конвертируемый документ или дубликат должны повторять структуру исходного документа, не будет возможности конвертировать документ в удобный для визуализации формат.
Создание электронных и материальных дубликатов документов
Плюсы
Создание электронных дубликатов документов, которые изначально были созданы на бумаге, облегчит поиск документов, также обеспечит сохранность документов в случае таких обстоятельств, как пожар, потоп и др. Также создание дубликата бумажного документа в электронном виде упростит и ускорит процедуру предоставления документа в случае необходимости в контролирующие органы или другие инстанции, так как не придется искать документ в архиве и перевозить его.
Создание копий электронного документа на материальном носителе позволит работать с документами без использования технических средств, в то время как сейчас нет возможности просмотреть документы, которые не существуют на бумаге без ПК.
Создание копий электронного документа на материальном носителе позволит работать с документами без использования технических средств, в то время как сейчас нет возможности просмотреть документы, которые не существуют на бумаге без ПК.
Минусы
В законопроекте описано только создание дубликата электронного документа на материальном носителе и наоборот, но не описано, возможно ли создать электронный дубликат электронного документа.
Остаются вопросы, как определить, какой из документов в этом случае будет являться исходным, а какой - копией, какие действия должны быть выполнены в случае обнаружения расхождений в копиях электронных документов. Также есть риск бесконтрольного копирования ЭД.
Остаются вопросы, как определить, какой из документов в этом случае будет являться исходным, а какой - копией, какие действия должны быть выполнены в случае обнаружения расхождений в копиях электронных документов. Также есть риск бесконтрольного копирования ЭД.
Сроки хранения документа, в отношении которого создан электронный дубликат или проведена конвертация
Плюсы
Сокращение сроков хранения позволит сократить объем как бумажных архивов организаций, так и электронных архивов за счет сокращения сроков хранения для конвертируемого документа.
Минусы
Нет.
Лицензирование деятельности по проведению конвертации электронных документов, созданию электронных и материальных дубликатов документов, хранению электронных документов
Плюсы
Позволит создать дополнительную услугу по проведению конвертации электронных документов и создания дубликатов, а также обеспечить хранение электронных документов.
Сегодня организациям приходится создавать собственные архивы электронных документов, которые превращаются в некое огромное не структурированное хранилище
Сегодня организациям приходится создавать собственные архивы электронных документов, которые превращаются в некое огромное не структурированное хранилище
Минусы
Нет.
Что в нужно добавить в закон, что выкинуть, что исправить?
Также должен быть установлен порядок уничтожения исходных документов. Это поможет определить и зафиксировать момент, когда исходный документ перестанет существовать ии исходным станет документ, полученный в результате конвертирования.
Добавить требования, по каким критериям определять, что исходный документ соответствует документу, который был получен в результате конвертации. Поскольку это два разных документа, то соответственно контрольная (хэш)сумма этих документов будет различной.
В законопроект необходимо добавить требования к контролю копирования электронных документов, чтобы была возможность однозначно определить исходный документ, а также предотвратить бесконтрольное копирование документов, которое может повлечь за собой нарушение их конфиденциальности.
Добавить требования, по каким критериям определять, что исходный документ соответствует документу, который был получен в результате конвертации. Поскольку это два разных документа, то соответственно контрольная (хэш)сумма этих документов будет различной.
В законопроект необходимо добавить требования к контролю копирования электронных документов, чтобы была возможность однозначно определить исходный документ, а также предотвратить бесконтрольное копирование документов, которое может повлечь за собой нарушение их конфиденциальности.
Для itWeek
Андрей Колесов, обозреватель
Информационные материалы
