RECS`2021: настало время кадрового
электронного документооборота

Однако на сентябрьской конференции RECS'2021 именно тема кадрового электронного документооборота (КЭДО) была одной из главных и стала наглядным примером проникновения цифровых технологий в самые заветные бумажные сферы делопроизводства. Говоря об этом, заместитель директора департамента систем управления документами компании ЛАНИТ Михаил Данилов напомнил, что кадровые документы — это совсем не только трудовые книжки, записи в которые зачастую делаются только при приеме на работу и при увольнении, но довольно большой поток различного рода приказов и уведомлений, связанных с теми или иными изменениями в режиме работы как отдельных сотрудников, так и всего трудового коллектива. «Актуальность задач автоматизации кадрового учета резко возросла в условиях пандемии: увеличился поток разнообразных кадровых документов в связи постоянно меняющимися условиями труда, а обеспечить физический контакт с сотрудниками (а ведь каждый должен не просто ознакомиться документами, но и подтвердить этот факт собственной подписью) стало намного сложнее. Что касается нормативной базы, то регулятор в этих условиях заметно ускорил работу по ее переводу на электронные рельсы. Со следующего года вступят в силу положения нового законодательства, практически снимающие все препятствия на пути перевода кадрового документооборота в реальный электронный формат», — сказал он.

Ведущий аналитик департамента систем управления документами компании ЛАНИТ Любовь Черкасова рассказала об эволюции изменения законодательства начиная с 2001 г., когда был принят новый на тот момент Трудовой кодекс РФ. В последние годы был принят целый ряд поправок и новых законодательных актов, связанных с возможностью дистанционной работы, перевода в электронный вид трудовых книжек, листков нетрудоспособности, документов, связанных с охраной труда, медицинских осмотров, архивного хранения кадровых электронных документов.

В 2018 г. Минтруд начал проведение первого эксперимента по переводу кадрового документооборота в электронный формат, но при этом сам документооборот дублировался — выполнялся как в традиционном бумажном, так и в электронном виде. Эксперимент по своим результатам был в целом признан неудачным, он выявил целый ряд проблем, связанных с применением электронной подписи, архивным хранением документов, защитой передаваемой информации и обеспечением юридической значимости документов, в том числе в судебных спорах. И самое главное, было выявлено низкое доверие к электронному документообороту со стороны практически всех его участников.

Все эти аспекты были учтены во втором эксперименте Минтруда, начатом в 2020 г. и заканчивающемся в ноябре 2021-го. Помимо существенной доработки нормативной базы, важной особенностью данного проекта является отсутствие дублирования на бумажных носителях, при этом все документы хранятся в единой государственной системе «Работа в России».

Хотя и здесь был обнаружен ряд недостатков, но уже сейчас можно говорить об успешности этого эксперимента, который позволит переходить к более широкому применению КЭДО. В ходе эксперимента был подготовлен законопроект по внесению изменению в Трудовой Кодекс, окончательное принятие которого можно ожидать в ближайшее время, он должен вступить в силу 16 ноября 2021 г. В этом документе зафиксированы важные концептуальные вопросы:

• применение КЭДО является исключительным правом работодателя, не требующим согласия работника (при этом коллектив может наложить вето, если более половины сотрудников выскажутся против);
• более широкие возможности использования видов ЭП, в том числе и простой ЭП работником на базе Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА);
• обеспечение права работодателя самостоятельного выбора информационной системы, а не только ГИС «Работа в России»;
• введение и переопределение терминов, исключение необоснованного дублирования норм, имеющихся в действующем законодательстве.

Но даже без принятия данного законопроекта текущая нормативная база позволяет уже сегодня переводить в электронный вид практически все кадровые документы, в обязательном бумажном виде остаются лишь три документа, связанных с охраной труда (по мнению экспертов ЛАНИТ, их просто забыли внести в список разрешенных).

По данным проведенным в 2020 г. исследования Deloitte «За и против КЭДО», опасения явно перевешивают доводу в пользу КЭДО.

Однако, комментируя эти данные, Михаил Данилов отметил, что большинство возражений имеют временный характер, их значимость уже сегодня существенно меньше, чем год назад, и будет снижаться в дальнейшем. Фактически остаются только два обычных технико-экономических пункта, но опыт говорит, что их значимость также будет быстро снижаться по мере реализации конкретных проектов и выработки готовых методических и технических решений. При этом он также напомнил, что речь обычно не идет об использовании подхода «переведем в электронный вид сразу все», наиболее оптимальным вариантом является поэтапный переход, начиная, возможно, с наименее критически важных, но достаточно трудоемких процессов. Вот как выглядит список наиболее популярных процессов для их переноса в КЭДО по данным Deloitte:

• 74% — ознакомление работников с составными частями заработной платы;
• 68% — предоставление ежегодного отпуска;
• 58% — направление в командировку;
• 58% — ознакомление с нормативными актами;
• 32% — оформление документов в отношении дистанционных работников;
• 32% — перевод на другую должность;
• 16% — приём на работу;
• 11% — ознакомление работника с вводным первичным и повторным инструктажами;
• 5% — увольнение.

Разумеется, реализация любого проекта начинается с обоснования его необходимости. Специалисты ЛАНИТ сформулировали такой набор ключевых мотивов с точки зрения работодателя:

• обеспечение перехода на удаленную работу;
• поддержка темпов роста компании;
• сокращение затрат на кадровое администрирование;
• снижение затрат на обработку и хранение документов;
• повышение производительности отдела кадров за счет отказа от ручных операций;
• гибкость в организации кадровых процессов;
• формирование имиджа «цифрового» работодателя.

По каждому из этих пунктов были приведены дополнительный рекомендации, при этом подчеркивалось, что обоснование «за КЭДО» необходимо проводить с учетом специфики конкретного предприятия. Далее Михаил Данилов предложил схему основных шагов по переходу на КЭДО, которые, впрочем, характерных для любого проекта по автоматизации документооборота:

1. сформулировать и утвердить цели внедрения КЭДО в организации;
2. аудит кадровых процессов и выбор документов;
3. нормативное обоснование, разработка и согласование локальных нормативных актов;
4. определиться с вопросами использования электронной подписи;
5. автоматизация КЭДО. Найти решение и внедрить систему.

По каждому из этих шагов представители ЛАНИТ также дали подробные рекомендации с учетом специфики именно кадрового учета. В том числе были детально рассмотрены возможности использования разных видов электронный подписей (квалифицированная, неквалифицированная и простая). Сказав о том, что закон в большинстве случаев предоставляет выбор того или иного варианта самому работодателю, Любовь Чекрассова отметила, что для юридически значимых документов компании, во избежание возможных юридических рисков, предпочитают использовать квалифицированную подпись, но, учитывая довольно высокую стоимость и непростые процедуры ее получения, для кадровых задач (а в этом случае такую подпись должны иметь все сотрудники) этот вариант подписи является не очень подходящим. В то же время более простые варианты подписей потребуют от администрации более тщательной проработки внутренней нормативной базы. Наверное, лучшим способом может стать применение простой подписи посредством авторизации через государственную ЕСИА, реализованную в рамках Госуслуг и уже сейчас применяемую в системе «Работа в России».

Что касается выбора конкретного решения для перехода на КЭДО, то здесь Михаил Данилов представил несколько различных архитектурных вариантов.

Он обратил внимание на то, что такая система не должна замыкаться исключительно на внутренние бизнес-процессы, у нее должны быть открытые входы (и даже, возможно, свои личные кабинеты) для соискателей, людей, не являющихся сотрудниками организации.

Принципиальным отличием КЭДО от других видов ЭДО является то, что он должен охватывать всех членов трудового коллектива, в том числе работающих на производстве и в полевых условиях и не имеющих ПК. Важно также иметь в виду, что речь идет не о простом подписании документов, а об автоматизации законченных процессов. Разумеется, КЭДО должен иметь механизмы интеграции с популярными системами учета кадров (1С:ЗУП, «БОСС-Кадровик», SAP). И, конечно же, необходимо обеспечить ведение юридически-значимого кадрового архива с соблюдением требований к долгосрочному хранению (до 75 лет) и возможности передачи документов на хранения в Росархив. Учитывая эти требования, использование облачного хранения, по мнению специалистов ЛАНИТ, сегодня является довольно рискованным вариантом. Учитывая новизну задач КЭДО (как для кадровиков, так и всех других сотрудников), нужно быть готовым, что даже при самой тщательной проработке проекта, по ходу его эксплуатации нужно будет вносить изменения, в том числе оперативные. Из этого следует, что предприятие должно быть готово делать такие вещи собственными силами.

Подводя итоги обсуждения темы КЭДО, специалисты ЛАНИТ представили оценки эффективности подобных проектов на основе уже имеющего у них отраслевого опыта. Согласно этим данным, внедрение КЭДО позволяет снизить стоимость кадрового делопроизводства до 40%, сократить затраты на оформление новых сотрудников на 60-80% за счет автоматизации процессов, а также уменьшить затраты на обработку документов на 40-70% за счет снижения логистических затрат, сократить время получения необходимых документов сотрудниками в 5-10 раз за счет повышения эффективности коммуникации между работодателем и сотрудниками. Кроме того достигаются важные качественные эффекты: переход сотрудников на удаленную работу (в том числе удаленный прием новых работников), устранение непроизводительных затрат времени руководителей на подписание бумажных документов, повышение привлекательности HR-бренда компании, особенно в глазах молодого поколения.